Questa è una pagina di dimostrazione per l'uso del sito AItLA per le riunioni CD e CO a distanza. Nel corpo della pagina vengono inseriti i punti da discutere (allegando materiali e documenti), mentre nella parte in fondo i partecipanti possono inserire i loro commenti o replicare a osservazioni precedenti.
Tramite il sito è possibile limitare l'accesso solo ai membri di CD e CO e accedere in tempi diversi alla discussione, tenendo traccia delle osservazioni di tutti, che possono essere organizzate gerarchicamente tramite le repliche a commenti precedenti.
Punti da discutere
Riporto qui solo un elenco dei possibili punti da discutere (o meglio, di cui vi chiederei un giudizio o un segnale di approvazione), trattati più nel dettaglio nelle sezioni successive.
- Flussi di comunicazione
- Modulo iscrizioni e registro soci
- Notifiche automatiche e Newsletter
- Riunioni a distanza
- "Nuvola" di documenti condivisa
- Altri aggiornamenti
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1. Flussi di comunicazione
Inserisco qui il documento "Flussi di comunicazione", di cui eventualmente si potrebbe discutere per chiarire alcuni punti relativi alle comunicazioni interne ed esterne dell'associazione in modo da rendere tutto il flusso di lavoro più funzionale ed efficace.
Immagini delle singole diapositive
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2. Modulo iscrizioni e registro soci
Come noterete, nella barra grigio scuro in alto trovate la voce
"Registro soci". Sono finalmente riuscito a far funzionare un modulo aggiuntivo di Wordpress che ci permetterà di mantenere un
Registro soci condiviso, accessibile tramite il sito AItLA (in un'area riservata, esattamente come questa pagina). Se provate a cliccare sulla voce
"Registro soci", dovreste riuscire ad accedere ad una tabella con le prime iscrizioni di prova.
Questo registro soci è collegato ad un
modulo di iscrizione online. Si tratta di un
modulo unico, da utilizzare
sia per l'iscrizione al congresso annuale che per le iscrizioni solo all'associazione. Durante l'anno, quando il congresso non è ancora in preparazione, possiamo disattivare alcune voci non necessarie (quelle relative alla partecipazione al congresso e alle altre informazioni collegate, come cena sociale etc.).
Vi pregherei di segnalarmi eventuali problemi nel modulo, e soprattutto se secondo voi è chiaro, agevole da usare o se pensate sia meglio modificare qualcosa (ordine dei campi, testi di spiegazione etc.).
Come potete notare, ho aggiunto un po' di
campi nuovi (tra cui una sezione per la
segnalazione delle pubblicazioni, che potrebbe incrementarne notevolmente il numero) e ne ho modificato altri (ad es. dando una lista di possibilità per gli interessi di ricerca, così da renderne più agevole la consultazione o stimolare una risposta).
Oltre a questo modulo, tutto interno al sito (ma che andrebbe ancora verificato approfonditamente, soprattutto in relazione al rischio di raccogliere spam), io e Lorenzo abbiamo elaborato
un altro modulo tramite Google Drive. I dati di questo secondo modulo vengono archiviati in una tabella (su una
cartella condivisa di Google Drive), permettendone poi la consultazione e la modifica.
In entrambi i casi è possibile
aggiungere dei campi per la gestione del registro soci (caselle di controllo sulla spedizione dei volumi degli atti o dell'AILA Review o altro).
Vi indico qui di seguito i link a entrambi i moduli:
La prima soluzione potrebbe forse essere migliore, ma è da verificare (soprattutto da parte di chi dovrà manipolarla più frequentemente, ovvero Lorenzo Spreafico e Cristina Bosisio) se sia davvero la più comoda ed efficace.
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3. Notifiche automatiche e Newsletter
Un ulteriore componente aggiuntivo di Wordpress ci permetterà di comunicare in modo più efficace non solo con i nostri soci, ma anche con i visitatori interessati a ricevere aggiornamenti dall'AItLA.
Tramite
sottoscrizione (semplicemente inserendo il proprio indirizzo e-mail in un modulino sulla barra laterale), tutti gli interessati potranno ricevere una
notifica automatica ogni volta che viene pubblicata una comunicazione importante sul sito AItLA (ad es., ogni volta che pubblico un articolo nella categoria
"AItLA: In primo piano", ovvero notizie sul congresso AItLA, call for papers, premio AItLA, congressi AILA etc.).
Inoltre, è possibile
pianificare l'invio automatico a tutti gli iscritti (non solo i soci, ma appunto anche i simpatizzanti)
di una Newsletter periodica costruita raccogliendo gli ultimi aggiornamenti pubblicati (eventualmente limitandone l'inserimento in base alla categoria e privilegiando ad es. "Congressi e altri eventi", "Pubblicazioni AItLA" etc.).
Questo permetterebbe di
automatizzare la segnalazione di una serie di notizie e portare con maggiore costanza gli iscritti e i simpatizzanti a visitare il nostro sito. Si può decidere
se usare la Newsletter come Circolare, o se costruire quest'ultima manualmente partendo da una prima bozza della Newslettere creata automaticamente.
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4. Riunioni a distanza
Questo punto in realtà è autoreferenziale: teoricamente questa pagina è di per sé un esempio della mia proposta per le prossime riunioni telematiche a distanza (di tempo oltre che di spazio), che ci permetterebbe di discutere collettivamente su un ordine del giorno o su un documento, ognuno commentando le osservazioni altrui e prendendo parte alla discussione nei tempi a sua disposizione.
Nella barra grigio scuro in alto (la "Barra Amministratore", visibile solo quando avete fatto il login al sito AItLA) trovate la voce
"Riunioni CD/CO": si tratta di una categoria di post visibile solo ai membri di CD e CO, alla quale potete accedere rapidamente tramite la barra amministratore.
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5. "Nuvola" di documenti condivisa
Oltre all'uso dell'area riservata del sito AItLA, potremmo lavorare collettivamente a dei documenti (o condividere materiali utili, come modelli, carta intestata, logo, attestati etc.) tramite l'utilizzo di una
cartella condivisa su Google Drive. Il servizio richiede però la
creazione di un account Google.
Ho già predisposto una cartella con tutti i materiali utili. Se c'è unanimità d'accordo nell'adozione di questa soluzione, mi basterà aggiungervi come utenti alla cartella condivisa utilizzando i rispettivi indirizzi Gmail.
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6. Altri aggiornamenti
Un aggiornamento minore: la pagina
"Organi direttivi", per la quale chiederei un cenno di conferma da parte dei nuovi membri, per esser sicuro di avere inserito dati corretti e validi.
Infine, riguardo al
Premio AItLA, temo di aver perso qualche passaggio e vorrei sapere se è già pronto il prossimo bando (per poterlo inserire sul sito) o se dobbiamo ancora discuterne.
Verbale riunione telematica marzo 2013 